Una guía para contratar un servicio de catering y floristería para bodas en Puerto Vallarta

El menú de boda y las flores son las piedras angulares de la recepción de su boda. Esta guía le muestra cómo contratar el servicio de catering y floristería de sus sueños, junto con preguntas y ejemplos de contratos.

En este artículo:
I. ¿Cena sentada o buffet? (+ 4 opciones alternativas!)
II. Encontrar un catering (+ ¡la degustación de comida!)
III. Encontrar un pastelero
IV. Encontrar un gerente de bar
V. Encontrar una floristería (+ ¡consejos económicos!)

Los puntos focales de la recepción de tu boda en Puerto Vallarta son la comida y las flores, que transmiten la esencia de tu celebración a través de su atractivo visual, fragancias y sabores. La clave para crear el menú es complacer a los invitados, inspirar tu propio gusto e incluir ingredientes y recetas regionales (especialmente si se trata de una boda de destino). El secreto para lograr la decoración floral perfecta es hacer realidad tu visión sin gastar demasiado. Las flores son caras y es fácil dejarse llevar por miles de arreglos florales.

¿Cena sentada o buffet?

Si ha optado por una cena de recepción, lo primero que deberá determinar es si prefiere una cena sentada o un buffet. Hemos visto ambas opciones hechas maravillosamente, pero cada opción establece un tono diferente. Mientras reflexiona sobre su elección, considere las limitaciones de espacio y las preferencias de sus invitados.

Las cenas sentadas crearán un ambiente más formal y elegante. También facilita un poco las cosas desde el punto de vista logístico, ya que los invitados pueden recoger el número de su mesa y saber exactamente dónde sentarse, y el servicio de catering sabrá exactamente cuántas comidas servir (lo que mantiene sus gastos más bajos). Esta también es una opción ideal para espacios limitados, ya que no hay necesidad de un buffet largo ni estaciones de servicio. Sin embargo, lo más probable es que necesites aumentar el número de camareros. Además, los invitados deberán indicar las restricciones dietéticas en sus tarjetas de respuesta para que usted pueda planificar.

Un buffet ofrece un ambiente más informal y animado, ya que la gente puede comer y bailar durante el servicio de cena. Puede tener múltiples estaciones que ofrezcan diferentes tipos de cocina. Y lo más probable es que ahorres en personal. Sin embargo, no podrás controlar las porciones por lo que tendrás que pedir más comida de lo habitual. Tenga en cuenta que las estaciones de buffet ocupan mucho espacio, así que asegúrese de tener espacio y tenga cuidado con las largas colas; quieres que los invitados se diviertan, no que se queden con los platos vacíos.

Opciones alternativas

¡Tu boda ni siquiera tiene por qué servir cena! Si bien la cena es la comida más común, también es la más cara. Aquí tienes cuatro opciones alternativas a una cena:

1. Recepción de cóctel: Ofrezca pequeños platos o “tapas” durante la recepción.
2. Brunch: considere celebrar una boda temprano en la tarde y servir un brunch con mimosas, Bloody Marys o Bellinis.
3. Té de la tarde: Nuevamente, si tiene una boda por la tarde, puede ofrecer bocadillos, bollos y petits fours junto con té, café y champán o vino espumoso.
4. Recepción de postres: Este puede ser un final mágico para una boda por la noche, donde los invitados pueden degustar el buffet de crepes, la barra de helados y las estaciones de pasteles y galletas con café y servicio de barra regular.

Encontrar un servicio de catering para bodas

Muchos lugares para bodas en Puerto Vallarta ofrecen servicios de catering y bar en sus paquetes. Por ejemplo, al buscar el lugar para nuestra boda , nuestras tres opciones favoritas fueron Tierra Tropical Beach Club, Tonati Beach Club y Terra Noble. Tierra Tropical Beach Club nos ofreció un presupuesto de $245 USD por persona para una comida de 3 tiempos y 6 horas de barra libre. Tonati Beach Club nos ofreció un presupuesto de $4,000 USD, que incluía el lugar, una cena estilo buffet con barra libre para 40 personas, meseros y bármanes. Terra Noble nos ofreció un presupuesto de $4,907 USD para el lugar, la renta de muebles y el catering para 40 personas. Trabajar con un servicio de catering interno puede simplificar y agilizar el proceso; sin embargo, es posible que prefieras trabajar con un chef específico de la zona. Para nuestra boda, contratamos a un chef mexicano-francés local que preparó la cena estilo buffet perfecta. Se llama Massi de Cosmica Cocina, si quieres conocerlo (¡es el mejor!). Como nuestra boda era pequeña, solo trajo a dos personas más: un barman (también el mejor) y un asistente. Decidan lo que decidan, asegúrense de que ambos estén de acuerdo, ya que el servicio de catering será responsable de la experiencia culinaria de la boda.

Aquí hay una lista de preguntas para hacerle a su posible proveedor de catering:

• ¿Qué tamaño tiene su personal?
• ¿Cómo vestirán los camareros?
• ¿Cuántas bodas has hecho?
• ¿Has realizado eventos en mi espacio de recepción? (Si es así, tendrán sugerencias sobre qué funciona mejor)
• ¿Cuándo necesita el recuento final?
• ¿Estoy limitado al servicio sentado o buffet?
• ¿Puedo proporcionar mi propio alcohol? ¿Existe una tarifa de descorche?
• Si se trata de una boda fuera del sitio, ¿el sitio impone alguna limitación en el menú? ¿Dónde instalarán la cocina?
• ¿Cuándo se realizará la cata?
• ¿Proporcionan decoraciones para el bar o las estaciones de buffet?
• ¿Cuál es la proporción sugerida de camareros y bartenders por invitados? ¿Cómo afecta ese número al costo?
• Durante la hora del cóctel, ¿cuántos camareros pasarán los entremeses?
• ¿Qué ofrecen en términos de porcelana, cubiertos, cristalería y ropa de cama? ¿Puedo ver una configuración?
• ¿Traes sillas y mesas? ¿Qué estilo ofreces?
• ¿Tienes un pastelero que haga pasteles de boda? Si llevo un pastel de afuera, ¿hay algún cargo por servirlo?
• ¿Puede proporcionar una estimación del número de alquileres necesarios para los cubiertos?
• ¿Cuánto depósito se requiere para reservar la fecha? ¿Cuándo se debe pagar el saldo?
• ¿Tiene licencia del estado? ¿Tiene un certificado de salud?
• ¿Cuánto seguro de responsabilidad tiene? ¿Incluye seguro de responsabilidad por bebidas alcohólicas?
• ¿Está incluido el seguro por rotura de vajillas y cristalería?
• ¿A cuánto asciende el cargo por servicio, impuestos y propinas? (Espere 25%)
• ¿Cuándo se aplican los cargos por horas extras? ¿Qué son las tarifas de horas extras?
• ¿Cual es la política de cancelación?
• ¿Cuánto tiempo necesitas para la instalación y el desmontaje?
• ¿Están incluidos los gastos de instalación y limpieza en el presupuesto?

Una vez que haya decidido su proveedor de catering, seguirá adelante con la propuesta que describe los detalles de su menú. Asegúrese de verificar si los impuestos y cargos por servicio están incluidos en el precio. Si apruebas la propuesta, se te pedirá un depósito. Es posible que desee asegurarse de que los siguientes puntos estén incluidos en su contrato de catering:

• Costo por persona con descripciones detalladas de lo que se incluye en cada curso.
• Cargos estimados por alcohol
• Cargos de personal
• Cargos de energía (para una recepción fuera del sitio)

La degustacion de comida

Ahora que ya hemos superado los detalles esenciales, pasemos a la parte divertida: ¡LA DEGUSTACIÓN! Para muchas parejas, este es el punto culminante de la planificación de la boda. Normalmente la degustación está incluida en el precio del catering. Si trabaja con un proveedor de catering interno, asegúrese de que el gerente de catering esté allí. Además, asegúrese de dejar tiempo para una segunda degustación en caso de que desee cambiar un plato. Si opta por una cena de recepción, normalmente se sirven tres platos: aperitivo, plato principal y postre. Recomendamos comida que satisfaga a sus invitados sin ponerlos en una coma de comida. ¡Quieres que la fiesta de baile sea animada! Primero planifica la comida principal y luego elabora los demás platos. Escuche sus papilas gustativas, pero también tenga en cuenta los siguientes detalles:

• ¿Cómo queda cada plato en el plato? Toma una foto de cada curso.
• ¿El tamaño de la porción no es demasiado grande ni demasiado pequeña? Asegúrese de recibir el mismo tamaño de porción que servirán en la boda.
• ¿A qué sabe? ¿Atrae las papilas gustativas sin abrumarlas? Tenga cuidado con los condimentos, la sal y los aceites.
• ¿Cuánto tiempo se tarda en servir cada curso? Esto le ayudará a planificar el horario de recepción.
• No tenga miedo de hablar, hacer preguntas y solicitar alternativas. Este es tu día 🙂

Encontrar un pastelero de bodas

La tarta de boda es uno de los mayores derroches de la pareja. Los buenos pasteleros reservan rápidamente, así que asegúrese de reservar con seis meses de anticipación. La mayoría de los hoteles y complejos turísticos contarán con un pastelero en su personal, lo que le permitirá reunirse con él o ella de antemano. Si opta por una opción menos costosa, considere las panaderías locales. Si va a traer un pastel de afuera, pregunte acerca de las tarifas por cortar el pastel, ya que muchos lugares imponen tarifas, como $1 a $8 por porción. Recomendamos quedarse en casa o, si trabaja con un proveedor de catering, pregunte si hay un pastelero en el personal. No dudes en mostrarles fotos de los pasteles que te gusten, pero también pídeles fotos de los pasteles que hayan horneado para otras bodas. ¡Quizá alguno te llame la atención! Aquí hay una lista de preguntas para hacerle a su pastelero:

Aquí hay una lista de preguntas que puedes hacerle al pastelero:

• ¿Estás disponible para la fecha de mi boda?
• ¿Cuánto tiempo llevas horneando pasteles?
• ¿Cuándo horneas realmente el pastel? ¿Cuántos días antes de la boda? ¿Cómo se mantiene fresco el pastel?
• ¿Qué ingredientes prefieres usar?
• ¿Hay algún cargo de entrega? Planifique su presupuesto para que pueda recibir el pastel de manera segura en el sitio.
• ¿Se requiere un depósito? ¿Cuáles son los términos? ¿Cuándo vence el pago final?
• ¿Cómo se establece el precio? ¿Es estrictamente un cargo por segmento o existen cargos adicionales para ciertos diseños?

Asegúrese de que lo siguiente esté en su contrato de pastelero:

• La fecha, hora y lugar donde se entregará el pastel. A menudo hay un plazo de dos horas para entregar el pastel.
• Un boceto o foto de tu pastel y una descripción escrita tanto del interior como del exterior, incluido el pastel, el relleno, el glaseado y la decoración.
• La cantidad de personas que alimentará el pastel.
• La tarifa del pastel, junto con el depósito y la información del pago final. Esquema por escrito.
• Circunstancias bajo las cuales obtendría un reembolso.

Encontrar un gerente de bar de bodas

A la hora de planificar la configuración de tu bar, normalmente tendrás dos opciones: un paquete de bar (barra abierta durante un número de horas) o una barra de consumo (se te cobrará por bebida o por botella). Seleccionar un paquete de bar es una buena opción si su lista de invitados está llena de bebedores entusiastas. Otra opción es servir un cóctel exclusivo en lugar de una barra completa y ayudará a mantener bajos los costos. Para nuestra boda en Puerto Vallarta, servimos Palomas, que tenían tequila de alta calidad, jugo de lima y jugo de toronja fresco (sí, ¡teníamos muchas toronjas!). Tenga en cuenta todas estas ideas cuando se reúna con el gerente de su bar. Aquí hay una lista de preguntas para hacerle al gerente del bar durante su reunión:

A continuación se muestra una lista de preguntas que puede hacerle al gerente del bar durante su reunión:

• Si es necesario, ¿cuánto tiempo necesita el personal para la rotación? Esto afectará la duración de la hora del cóctel.
• ¿Cuántos bares y bartenders habrá?
• ¿Cuál es tu configuración habitual de barra? ¿Puedo ver muestras de la cristalería? Si el hielo se almacenará a la vista, ¿cómo se almacenará?
• ¿Cómo me cobrarán los refrescos, jugos y agua embotellada?
• ¿Cómo me cobrarán por las botellas de licor abiertas?
• ¿Cómo tratarán los bartenders a los invitados que han bebido demasiado?
• ¿Cómo maneja habitualmente las propinas para los camareros? Manténgase alejado de los frascos de propinas. Los invitados no deberían sentir la necesidad de dejar propina cada vez que toman una bebida.
• ¿Cuánto cubre el lugar o el proveedor de seguro de responsabilidad por bebidas alcohólicas del anfitrión? Es posible que necesites contratar una póliza adicional.

El licor puede ser un gasto importante; asegúrese de detallar por escrito los siguientes elementos:

• Tipo de plano de barra
• Tarifas, ya sean horarias o facturadas por consumo
• Número de horas que estará abierto el bar y hora a la que cerrará
• Número de bares y bartenders
• Fecha, hora y lugar de recepción.
• Descripción del cóctel especial, si se proporciona

Cálculos: ¿Cuánto beberán?

En una recepción típica, considere una bebida por invitado por hora.
1 bebida x número de invitados x ___ horas = X

Encontrar un florista para bodas

Las flores siempre han tenido un gran significado en diferentes culturas. Además, las flores se pueden utilizar para crear una atmósfera de romance y esperanza. Sin embargo, las flores tienen un precio elevado, así que determine qué es esencial y si está dispuesto a derrochar en arreglos florales adicionales. Estos son los arreglos florales más comunes para ayudarte a pensar:

• El ramo de novia: Tu ramo debe ir acorde con el estilo y tono de tu boda, y lo más importante, con tu vestido. Llévale al florista una foto de tu vestido y una muestra de tela.
• Ramos de dama de honor y damas de honor: estos ramos deben ser más pequeños que el ramo de novia pero aun así reflejar el mismo estilo. Asegúrese de llevarle muestras de tela al florista.
• Boutonnieres: Cuanto más elegante sea el boutonniere, más moderno y masculino será el look.
• Ramilletes: Las madres (y madrastras) y las abuelas tradicionalmente usan ramilletes.
• Niñas de las flores y portadores de anillos: los floristas pueden proporcionarle pétalos de rosa para que su florista los esparza, y su portador del anillo se verá muy lindo con su propio boutonniere.
• Marcadores de pasillo: se pueden colocar flores en cada segunda o tercera fila, en los asientos de las sillas o metidas en el respaldo de cada silla.
• Flores para la hora del cóctel: Recomiendo mantener los arreglos florales al mínimo para la hora del cóctel y hacer todo lo posible para la recepción.
• Flores de recepción: los arreglos altos crean una atmósfera formal y combinan muy bien con techos altos, mientras que los centros de mesa bajos crean un ambiente íntimo y cuestan menos. Asegúrese de que sus centros de mesa no bloqueen la vista de los invitados entre sí.

Este es otro punto culminante del proceso de planificación de la boda: visitar la floristería. Lleve fotografías de su vestido, invitaciones, el color del vestido de las damas de honor y cualquier elemento visual que ayude al florista a imaginar su boda. Recuerde, las flores son de temporada, por lo que, si bien le encantan las peonías, no estarán en temporada en noviembre. Diviértete: ¡las opciones de arreglos florales son realmente infinitas! A continuación se muestra una lista de preguntas que puede hacerle a su florista:

A continuación encontrará una lista de preguntas que puede hacerle a su florista:

• ¿Estás disponible para la fecha y hora de mi boda?
• ¿Pueden satisfacer las necesidades florales para toda mi fiesta de bodas?
• ¿Le importaría reunirnos en el lugar de mi boda y recepción? ¿Necesitaría hacer un recorrido antes de crear una propuesta?
• ¿Pueden proporcionar flores para la ceremonia, el cóctel y la recepción? ¿Qué pasa con la cena de ensayo y otros eventos previos y posteriores a la boda?
• ¿Tienes un portafolio o libro para que pueda ver ejemplos de otras bodas?
• ¿Cuál es el presupuesto habitual para una boda de mi envergadura y tamaño?
• ¿Habéis realizado otras bodas y eventos de tamaño similar?
• ¿Qué se necesita para reservar la fecha? ¿Requiere contrato firmado o depósito?

Algunos floristas no exigen un contrato firmado, sin embargo, recomendamos obtener los siguientes puntos por escrito para asegurarse de que estén en la misma página:

• Listado de todos los arreglos que ofrecen, indicando las flores y colores exactos que se utilizarán.
• Una lista de artículos adicionales que proporcionará el florista (jarrones, velas, linternas).
• Horarios de llegada para el montaje en los sitios de ceremonia y recepción.
• Dónde y cuándo se deben entregar las flores personales.
• Costos y tarifas adicionales, incluidos impuestos sobre las ventas y tarifas de envío.
• Monto del depósito y fecha de vencimiento; monto del saldo y fecha de vencimiento.
• Políticas de cancelación y reembolso.

Consejos para comprar flores a un precio económico

Aquí hay algunos consejos para mantener bajos los costos de decoración floral:

• Local: elija flores de la región en lugar de enviarlas desde todo el país.
• Simplicidad: Elige arreglos sencillos y elegantes.
• Centros de mesa: elija centros de mesa bajos en lugar de altos.
• Fecha: Evite los días festivos llenos de flores, como el Día de San Valentín.
• Creatividad: Sea creativo con velas grandes, frutas coloridas u hojas y ramas exuberantes.
• Priorice: Decorar el altar compensará el pasillo vacío.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo decido entre una cena formal o un buffet para la recepción de mi boda?

Considera el ambiente que deseas crear y las preferencias de tus invitados. Las cenas formales ofrecen un ambiente formal y elegante con una planificación logística precisa y adaptaciones dietéticas. Los buffets brindan una experiencia más informal e interactiva con diversas opciones culinarias y flexibilidad para los huéspedes.

2. ¿Cuáles son algunas opciones de comida alternativas además de una cena tradicional?

Para la recepción de su boda, considere una recepción de cóctel con tapas, un brunch con mimosas o Bellinis, un elegante té de la tarde con sándwiches y bollos, o una recepción de postres con una variedad de dulces combinados con café y cócteles.

3. ¿Qué preguntas debo hacer a los posibles proveedores de catering al seleccionar uno para mi boda?

Pregunte sobre su experiencia con bodas y su familiaridad con su lugar. Analice las opciones del menú, las adaptaciones dietéticas y la flexibilidad en los estilos de servicio. Aclare la logística, como el tamaño del personal, la vestimenta, la configuración, el desglose y cualquier limitación impuesta por el lugar.

4. ¿Cuáles son algunos puntos clave a incluir en un contrato con un proveedor de catering para bodas?

Especifique los detalles del menú, los requisitos de personal, la configuración, el desglose y las condiciones de pago. Incluya detalles de precios, incluidos impuestos, propinas y cargos adicionales. Aclare la cobertura del seguro de responsabilidad, las políticas de cancelación y cualquier arreglo especial para recepciones fuera del sitio.

5. ¿Qué debo tener en cuenta a la hora de planificar la degustación con el catering de mi elección?

Evalúe la presentación, el tamaño de las porciones, el sabor y el tiempo de cada plato. Ofrezca retroalimentación y analice cualquier ajuste para asegurar que el menú refleje sus preferencias. Confirme detalles como la finalización del menú, el precio y los requisitos de depósito después de la degustación.

6. ¿Con cuánta antelación debo reservar un pastelero para mi boda?

Es recomendable reservar con un pastelero al menos con seis meses de anticipación para asegurar la fecha preferida y las consultas de diseño.

7. ¿Qué preguntas debo hacerle a un pastelero antes de tomar una decisión?

Pregunte sobre disponibilidad, experiencia y portafolio de pasteles de bodas anteriores. Analice el cronograma de horneado, los arreglos de entrega y los ingredientes preferidos. Aclare los detalles de precios, incluidos los cargos adicionales por diseños o decoraciones personalizados.

8. ¿Cómo puedo asegurar la frescura y entrega de mi pastel de bodas?

Confirme la hora de entrega, la ubicación y las instrucciones de configuración con el pastelero. Asegure los arreglos adecuados de almacenamiento y transporte para mantener la frescura hasta la recepción.

9. ¿Qué factores debo considerar al seleccionar un gerente de bar para mi boda?

Evaluar las opciones de paquetes de bar, los requisitos de personal y las políticas para el servicio de alcohol. Analice la configuración del bar, el manejo de invitados ebrios y la cobertura del seguro de responsabilidad. Considere el presupuesto general y las preferencias de sus invitados al seleccionar las opciones de bar.

10. ¿Cómo puedo estimar la cantidad de alcohol necesaria para la recepción de mi boda?

Planifique una bebida por invitado por hora y ajústela según la duración de la recepción. Calcule la cantidad total de bebidas necesarias según el número de invitados y las preferencias de tipos de alcohol y bebidas.

11. ¿Qué detalles se deben detallar por escrito sobre el servicio de bar, incluidas tarifas y horarios de atención?

Especifica el tipo de plan de barra, ya sea por horas o facturado por consumo. Confirme la duración y el horario del servicio de bar, incluidos los cócteles especiales proporcionados.

12. ¿Cómo puedo mantener bajos los costos de decoración floral y al mismo tiempo lograr una atmósfera hermosa?

Elija flores de origen local para reducir los costos de transporte. Opte por arreglos simples y elegantes en lugar de diseños elaborados. Priorice los elementos florales según su importancia y céntrese en áreas clave como el ramo de novia y la decoración de la ceremonia.

13. ¿Qué debo llevar a mi reunión inicial con el florista y qué preguntas debo hacer?

Traiga referencias visuales como fotografías de vestidos, muestras de colores e imágenes del lugar. Pregunte sobre la disponibilidad, experiencia y cartera de bodas pasadas del florista. Analice las expectativas presupuestarias y explore formas creativas de maximizar el impacto floral dentro de su rango de precios.

14. ¿Qué detalles deben incluirse en el contrato con el florista para garantizar claridad y acuerdo?

Especifique todos los arreglos florales, incluidos los tipos de flores y colores. Confirme los detalles de entrega y configuración para cada ubicación. Describa los precios, los requisitos de depósito y las políticas de cancelación para evitar malentendidos.

15. ¿Cómo puedo asegurar la frescura y longevidad de los arreglos florales el día de mi boda?

Coordine los tiempos de entrega para minimizar la exposición al calor o la luz solar. Utilice tubos de agua o espuma floral para mantener los tallos hidratados durante todo el día. Comunique cualquier instrucción de manejo especial al florista y al personal del lugar.

16. ¿Qué factores debo considerar al seleccionar arreglos florales para las diferentes partes de la boda?

Combine los estilos florales con el tema general y la estética de la boda. Considere el tamaño y la distribución del lugar al elegir entre centros de mesa altos o bajos. Equilibre el impacto visual con consideraciones prácticas, como la comodidad de los huéspedes y la línea de visión.

17. ¿Cómo puedo incorporar elementos florales económicos sin sacrificar el estilo o la calidad?

Opte por flores y vegetación de temporada que estén fácilmente disponibles y sean rentables. Reutilice las flores de ceremonia para la recepción para maximizar su uso. Explore opciones de decoración alternativas, como velas, frutas o follaje para complementar los arreglos florales.