Um guia para contratar o seu fornecedor de casamentos e florista em Puerto Vallarta

O menu do casamento e as flores são os pilares da sua recepção de casamento. Este guia mostra como contratar o fornecedor e florista dos seus sonhos, juntamente com perguntas e exemplos de contratos.

Neste artigo:
I. Jantar sentado ou buffet? (+ 4 opções alternativas!)
II. Encontrar um fornecedor (+ a degustação da comida!)
III. Encontrar um pasteleiro
IV. Encontrar um gerente de bar
V. Encontrar uma florista (+ dicas económicas!)

Os pontos focais da receção do seu casamento em Puerto Vallarta são a comida e as flores, oferecendo a essência da sua celebração através do seu apelo visual, fragrâncias e sabores. O segredo para elaborar o menu é agradar aos convidados, infundir o seu gosto e incluir ingredientes e receitas regionais (principalmente se for um casamento no destino). O segredo para orquestrar a decoração floral perfeita é dar vida à sua visão sem se endividar. As flores são caras e é fácil deixarmo-nos levar por milhares de arranjos florais.

Jantar sentado ou buffet?

Se optou por um jantar, a primeira coisa que tem de determinar é se pretende um jantar ou buffet. Vimos as duas opções lindamente feitas – mas cada opção dá um tom diferente. Ao ponderar sobre a sua escolha, considere as limitações de espaço e as preferências dos seus convidados.

Os jantares sentados criarão uma atmosfera mais formal e elegante. Também torna as coisas um pouco mais fáceis logisticamente, pois os hóspedes podem pegar o número da mesa e saber exatamente onde sentar, e os fornecedores saberão exatamente quantas refeições servir (mantendo suas despesas mais baixas). Esta também é uma opção ideal para espaços limitados, pois não há necessidade de um longo buffet e estações de serviço. No entanto, provavelmente você precisará aumentar o número de garçons. Além disso, os hóspedes deverão fornecer quaisquer restrições alimentares em seus cartões de resposta para que você possa planejar.

Um buffet oferece um ambiente mais casual e animado, uma vez que as pessoas podem comer e dançar durante todo o jantar. Pode ter várias estações a oferecer diferentes tipos de culinária. E é mais do que provável que poupe em pessoal. No entanto, não conseguirá controlar as porções, pelo que terá de encomendar mais comida do que o habitual. Tenha em mente que as estações de buffet ocupam muito espaço, por isso certifique-se de que tem espaço e esteja também atento às longas filas; quer que os convidados se divirtam, e não fiquem parados com pratos vazios.

Opções alternativas

O seu casamento nem precisa de servir jantar! Embora o jantar seja a refeição mais comum, é também a mais cara. Eis quatro alternativas para um jantar:

1. Cocktail de recepção: Ofereça pequenos pratos ou “tapas” durante a recepção.
2. Brunch: Considere fazer um casamento no início da tarde e servir o brunch com mimosas, Bloody Marys ou Bellinis.
3. Chá da tarde: pode oferecer sanduíches, scones e petits fours juntamente com chá, café e champanhe ou espumante se for fazer um casamento à tarde.
4. Receção de sobremesas: Este pode ser um final mágico para um casamento à noite, onde os convidados podem desfrutar do buffet de crepes, do sundae bar de gelados e das estações de tartes e bolachas com café e serviço de bar regular.

Encontrar um fornecedor de casamento

Muitos locais para casamentos em Puerto Vallarta oferecem serviços de buffet e bar nos seus pacotes de casamento. Por exemplo, ao procurar o local do nosso casamento, as nossas três principais escolhas foram o Tierra Tropical Beach Club, o Tonati Beach Club e o Terra Noble. Tierra Tropical Beach Club cobrou 245 dólares por pessoa por uma refeição de 3 pratos e 6 horas de bar aberto. Tonati Beach Club orçou 4.000 dólares, o que incluía o local, um jantar em estilo buffet e bar aberto para 40 pessoas, bem como empregados de mesa e barmen. Terra Noble orçou 4.907 dólares para o local, aluguer de mobiliário e serviço de buffet para 40 pessoas. Trabalhar com um serviço de buffet interno pode simplificar e agilizar o processo. Para o nosso casamento, contratámos um chef local mexicano-francês que preparou o jantar perfeito em estilo buffet. O seu nome é Massi do Cosmica Cocina se quiserem espreitar (ele é o melhor!). Trouxe apenas mais dois funcionários, uma vez que o nosso casamento foi pequeno: um barman (também o melhor) e um assistente. Seja qual for a sua decisão, certifique-se de que ambos estão na mesma página, pois o fornecedor será o responsável pela experiência culinária do casamento!

Aqui está uma lista de perguntas a serem feitas ao seu fornecedor em potencial:

• Qual é o tamanho da sua equipe?
• Como os garçons estarão vestidos?
• Quantos casamentos você já fez?
• Você já fez eventos no meu espaço de recepção? (Se sim, eles terão sugestões sobre o que funciona melhor)
• Quando você precisa do número final de funcionários?
• Estou limitado ao serviço sentado ou buffet?
• Posso fornecer meu próprio álcool? Existe uma taxa de abertura?
• Se for um casamento fora do local, o local impõe alguma limitação no cardápio? Onde eles vão montar a cozinha?
• Quando será realizada a degustação?
• Vocês fornecem decorações para o bar ou buffet?
• Qual é a proporção sugerida de garçons e bartenders por convidados? Como esse número afeta o custo?
• Durante a hora do coquetel, quantos garçons servirão aperitivos?
• O que vocês oferecem em termos de porcelanas, talheres, copos e roupas de cama? Posso ver uma configuração?
• Você traz cadeiras e mesas? Que estilo você oferece?
• Você tem um confeiteiro que faz bolos de casamento? Se eu levar um bolo externo, há cobrança para servi-lo?
• Você pode fornecer uma estimativa do número de aluguéis necessários para talheres?
• Quanto de depósito é necessário para manter a data? Quando é devido o saldo?
• Você é licenciado pelo estado? Você tem um atestado de saúde?
• Quanto seguro de responsabilidade civil você possui e inclui seguro de responsabilidade civil por bebidas alcoólicas?
• O seguro contra quebra de louças e vidros está incluído?
• Quanto é a cobrança por serviços, impostos e gorjetas? (Espere 25%)
• Quando se aplicam as taxas de horas extras? O que são taxas de horas extras?
• Qual é a política de cancelamento?
• Quanto tempo você precisa para a configuração e desmontagem?
• As taxas de instalação e limpeza estão incluídas no orçamento?

Depois de decidir sobre o seu fornecedor, você avançará com a proposta descrevendo os detalhes do seu menu. Certifique-se de verificar se impostos e taxas de serviço estão incluídos no preço. Se você aprovar a proposta, será solicitado um depósito. Você pode querer ter certeza de que os seguintes pontos estão incluídos em seu contrato de catering:

• Custo por pessoa com descrições detalhadas do que está incluído em cada curso
• Taxas estimadas de álcool
• Despesas de pessoal
• Taxas de energia (para uma recepção fora do local)

A degustação da comida

Agora que já temos todos os detalhes essenciais, vamos para a parte divertida: A DEGUSTAÇÃO! Para muitos casais, este é o ponto alto do planejamento do casamento. Uma degustação normalmente está incluída na taxa de catering. Se você estiver trabalhando com um fornecedor interno, certifique-se de que o gerente de catering esteja presente. Além disso, reserve tempo para uma segunda degustação, caso queira mudar de prato. Se você optar pelo jantar, normalmente são servidos três pratos: entrada, entrada e sobremesa. Recomendamos alimentos que satisfaçam seus convidados sem colocá-los em uma vírgula alimentar. Você quer que a festa dançante seja animada! Primeiro planeje a refeição principal e depois prepare os outros pratos. Ouça o seu paladar, mas também esteja atento aos seguintes detalhes:

• Como fica cada prato no prato? Tire uma foto de cada curso.
• O tamanho da porção não é muito grande nem muito pequeno? Certifique-se de receber o mesmo tamanho da porção que será servida no casamento.
• Qual é o gosto? Atrai as papilas gustativas sem sobrecarregá-las? Esteja atento aos temperos, sal e óleos.
• Quanto tempo leva para servir cada curso? Isso o ajudará a planejar o horário da recepção.
• Não tenha medo de falar, fazer perguntas e solicitar alternativas. Este é o seu dia 🙂

Encontrar um chef pasteleiro para casamentos

O bolo de casamento é um dos maiores luxos do casal. Os bons pasteleiros costumam ficar rapidamente lotados, por isso reserve com seis meses de antecedência. A maioria dos hotéis e resorts terá um chef pasteleiro na equipa, permitindo que se encontre com ele ou ela com antecedência. Se optar por uma opção mais barata, considere as padarias locais. Se for levar um bolo de fora, informe-se sobre as taxas de corte do bolo, pois muitos locais cobram taxas, como por exemplo, 1 a 8 dólares por fatia. Recomendamos que fique no local ou, se estiver a trabalhar com um serviço de buffet, pergunte se há um chef pasteleiro na equipa. Sinta-se à vontade para lhes mostrar fotografias de bolos de que gosta, mas também peça fotografias de bolos que já fizeram para outros casamentos. Um deles pode chamar a sua atenção!

Aqui está uma lista de perguntas a fazer ao seu pasteleiro:

• Você está disponível para a data do meu casamento?
• Há quanto tempo você faz bolos?
• Quando você realmente faz o bolo? Quantos dias antes do casamento? Como você mantém o bolo fresco?
• Quais ingredientes você prefere usar?
• Existe uma taxa de entrega? Planeje seu orçamento para que o bolo seja entregue com segurança no local.
• É necessário um depósito? Quais são os termos? Quando é devido o pagamento final?
• Como é estabelecido o preço? É estritamente uma cobrança por fatia ou há cobranças extras para determinados designs?

Certifique-se de que o seguinte está no seu contrato de chef pasteleiro:

• A data, hora e local onde o bolo será entregue. Muitas vezes há um intervalo de duas horas para a entrega do bolo.
• Um esboço ou foto do seu bolo e uma descrição escrita do interior e do exterior, incluindo bolo, recheio, cobertura e decoração.
• O número de pessoas que o bolo irá alimentar.
• O valor do bolo, juntamente com o depósito e as informações de pagamento final.
• Quaisquer circunstâncias em que receberia um reembolso.

Encontrar um gerente de bar para casamento

Ao planear a configuração do seu bar, normalmente terá duas opções: um pacote de bar (bar aberto durante um número de horas) ou um bar de consumo (será cobrado por bebida ou por garrafa). Selecionar um pacote de bar é uma boa escolha se a sua lista de convidados estiver cheia de bebedores entusiasmados. Outra opção é servir um cocktail exclusivo em vez de um bar completo, o que ajudará a manter os custos baixos. No nosso casamento em Puerto Vallarta, servimos Palomas, que tinha tequila de alta qualidade, sumo de limão e sumo de toranja fresco (sim, bebemos muitas toranjas!).

Aqui está uma lista de perguntas a fazer ao seu gerente de bar durante a sua reunião:

• Se necessário, quanto tempo o pessoal necessita para rotatividade? Isso afetará a duração do seu coquetel.
• Quantos bares e bartenders estarão disponíveis?
• Qual é a configuração habitual da sua barra? Posso ver amostras dos vidros? Se o gelo for armazenado à vista, como será alojado?
• Como serei cobrado por refrigerantes, sucos e água mineral?
• Como serei cobrado por garrafas de bebidas alcoólicas abertas?
• Como os bartenders lidarão com os convidados que beberam demais?
• Como você costuma lidar com as gratificações dos bartenders? Fique longe de potes de pontas. Os hóspedes não devem sentir necessidade de dar gorjeta sempre que tomam uma bebida.
• Quanto o local ou fornecedor oferece seguro de responsabilidade civil por bebidas alcoólicas do anfitrião? Pode ser necessário contratar uma apólice adicional.

As bebidas alcoólicas podem ser uma despesa importante - certifique-se de obter os seguintes itens descritos por escrito:

• Tipo de plano de bar
• Tarifas, sejam por hora ou cobradas sobre o consumo
• Número de horas que o bar estará aberto e o horário em que o bar fechará
• Número de bares e bartenders
• Data, hora e local de recepção
• Descrição do coquetel especial, se for fornecido

Cálculos: Quanto vão beber?

Em uma recepção típica, considere uma bebida por convidado por hora.
1 bebida x número de convidados x ___ horas = X

Encontrar um florista para casamento

As flores sempre tiveram um grande significado em diferentes culturas. Além disso, as flores podem ser usadas para criar uma atmosfera de romance e esperança. No entanto, as flores têm um preço alto, então determine o que é essencial e se você está disposto a gastar em arranjos de flores extras. Aqui estão os arranjos de flores mais comuns para ajudá-lo a pensar:

• O buquê de noiva: Seu buquê deve estar de acordo com o estilo e o tom do seu casamento e, o mais importante, com o seu vestido. Leve ao florista uma foto do seu vestido e uma amostra de tecido.
• Buquês de damas de honra e damas de honra: Esses buquês devem ser menores que o buquê de noiva, mas ainda assim refletem o mesmo estilo. Certifique-se de trazer amostras de tecido da florista.
• Boutonnières: Quanto mais elegante a flor na lapela, mais moderno e masculino é o visual.
• Corsages: Mães (e madrastas) e avós tradicionalmente usam corsages.
• Floristas e portadores de alianças: Os floristas podem fornecer pétalas de rosa para sua florista espalhar, e seu portador de aliança ficará tão fofo em sua própria flor na lapela.
• Marcadores de corredor: As flores podem ser colocadas a cada segunda ou terceira fileira, nos assentos das cadeiras ou enfiadas nas costas de cada cadeira.
• Flores para a hora do coquetel: Recomendo manter os arranjos florais no mínimo para a hora do coquetel e dar tudo de si na recepção.
• Flores de recepção: Arranjos altos criam uma atmosfera formal e funcionam muito bem com tetos altos, enquanto peças centrais baixas criam um ambiente íntimo e custam menos. Certifique-se de que suas peças centrais não bloqueiem a visão uns dos outros.

Este é outro ponto alto do processo de planeamento do casamento: visitar a florista. Leve fotografias do seu vestido, convites, cor do vestido das damas de honor e quaisquer elementos visuais que ajudem o florista a imaginar o seu casamento. Lembre-se, as flores são sazonais, por isso, embora possa adorar peónias, estas não estarão na estação em novembro. Divirta-se — as opções de arranjos florais são infinitas!

Abaixo está uma lista de perguntas que pode fazer ao seu florista:

• Você está disponível para a data e hora do meu casamento?
• Você pode fornecer necessidades florais para toda a minha festa de casamento?
• Você se importaria de me encontrar no local do meu casamento e recepção? Você precisaria fazer um tour antes de criar uma proposta?
• Você pode fornecer flores para a cerimônia, coquetel e recepção? E quanto ao jantar de ensaio e outros eventos pré e pós-casamento?
• Você tem portfólio ou livro para que eu possa ver exemplos de outros casamentos?
• Qual é o orçamento habitual para um casamento do meu porte e porte?
• Você já fez outros casamentos e eventos de porte semelhante?
• O que é necessário para reservar a data? Você precisa de um contrato assinado ou depósito?

Alguns floristas não exigem um contrato assinado, no entanto, recomendamos que obtenham os seguintes pontos por escrito para garantir que estão na mesma página:

• Lista de todos os arranjos que estão fornecendo, indicando as flores e cores exatas a serem utilizadas.
• Uma lista de itens adicionais que a florista fornecerá (vasos, velas, lanternas).
• Horários de chegada para montagem nos locais da cerimônia e recepção.
• Onde e quando as flores pessoais devem ser entregues.
• Custo e taxas adicionais, incluindo impostos sobre vendas e taxas de entrega.
• Valor do depósito e data de vencimento; valor do saldo e data de vencimento.
• Políticas de cancelamento e reembolso.

Dicas de flores económicas

Aqui estão algumas dicas para manter baixos os custos de decoração de flores:

• Local: Escolha flores da região em vez de enviar de todo o país.
• Simplicidade: Escolha arranjos simples e elegantes.
• Centros de mesa: Escolha centros de mesa baixos em vez dos altos.
• Data: Evite feriados cheios de flores, como o Dia dos Namorados.
• Criatividade: Seja criativo com velas grandes, frutas coloridas ou folhas e galhos exuberantes.
• Priorize: Decorar o altar compensará um corredor vazio.

Perguntas Frequentes

1. Como decido entre um jantar à mesa ou um buffet na minha recepção de casamento?

Considere a atmosfera que você deseja criar e as preferências de seus convidados. Os jantares sentados oferecem um ambiente formal e elegante, com planejamento logístico preciso e acomodações dietéticas. Os buffets proporcionam uma experiência mais casual e interativa, com diversas opções culinárias e flexibilidade para os hóspedes.

2. Quais são algumas opções alternativas de refeição além de um jantar tradicional?

Para o copo-de-água do seu casamento, considere um cocktail com tapas, um brunch com mimosas ou Bellinis, um elegante chá da tarde com sanduíches e scones, ou uma receção de sobremesas com uma variedade de doces harmonizados com café e cocktails.

3. Que perguntas devo fazer aos potenciais fornecedores ao selecionar um para o meu casamento?

Pergunte sobre a experiência deles com casamentos e a familiaridade com o local. Discuta as opções de menu, acomodações dietéticas e flexibilidade nos estilos de serviço. Esclareça a logística, como tamanho da equipe, trajes, configuração, distribuição e quaisquer limitações impostas pelo local.

4. Quais são alguns pontos-chave a serem incluídos em um contrato com um fornecedor de catering para casamentos?

Especifique detalhes do menu, requisitos de pessoal, configuração, detalhamento e condições de pagamento. Inclua detalhes de preços, incluindo impostos, gratificações e quaisquer taxas adicionais. Esclareça a cobertura do seguro de responsabilidade civil, as políticas de cancelamento e quaisquer providências especiais para recepções fora do local.

5. O que devo considerar ao planejar a sessão de degustação com o fornecedor escolhido?

Avalie a apresentação, o tamanho das porções, o sabor e o tempo de preparo de cada prato. Dê feedback e discuta quaisquer ajustes para garantir que o cardápio reflita suas preferências. Confirme detalhes como finalização do cardápio, preços e requisitos de depósito após a degustação.

6. Com que antecedência devo contratar um confeiteiro para o meu casamento?

É aconselhável reservar um confeiteiro com pelo menos seis meses de antecedência para garantir a data preferida e as consultas de design.

7. Que perguntas devo fazer a um confeiteiro antes de tomar uma decisão?

Pergunte sobre disponibilidade, experiência e portfólio de bolos de casamento anteriores. Discuta o cronograma de cozimento, as modalidades de entrega e os ingredientes preferidos. Esclareça os detalhes de preços, incluindo quaisquer cobranças adicionais para designs ou decorações personalizadas.

8. Como posso garantir a frescura e a entrega do meu bolo de casamento?

Confirme o horário de entrega, local e instruções de configuração com o fabricante de bolos. Garantir o armazenamento e transporte adequados para manter o frescor até a recepção.

9. Que fatores devo considerar ao selecionar um gerente de bar para meu casamento?

Avalie opções de pacotes de bar, requisitos de pessoal e políticas para serviço de bebidas alcoólicas. Discuta a configuração do bar, o tratamento de hóspedes embriagados e a cobertura do seguro de responsabilidade civil. Considere o orçamento geral e as preferências de seus convidados ao selecionar as opções de bar.

10. Como posso estimar a quantidade de álcool necessária para a minha recepção de casamento?

Planeje uma bebida por convidado por hora e ajuste de acordo com a duração da recepção. Calcule o número total de bebidas necessárias com base na contagem de convidados e nas preferências por tipos de bebidas alcoólicas e bebidas.

11. Quais detalhes devem ser informados por escrito sobre o serviço de bar, incluindo tarifas e horários de funcionamento?

Especifique o tipo de plano de bar, se por hora ou cobrado pelo consumo. Confirme a duração e o horário do serviço de bar, incluindo os coquetéis especiais oferecidos.

12. Como posso manter baixos os custos de decoração de flores e ao mesmo tempo conseguir uma atmosfera bonita?

Escolha flores de origem local para reduzir os custos de transporte. Opte por arranjos simples e elegantes em vez de designs elaborados. Priorize os elementos florais com base na importância e concentre-se em áreas-chave, como o buquê de noiva e a decoração da cerimônia.

13. O que devo levar para a minha reunião inicial com a florista e que perguntas devo fazer?

Traga referências visuais, como fotos de vestidos, amostras de cores e imagens do local. Informe-se sobre a disponibilidade, experiência e portfólio de casamentos anteriores do florista. Discuta as expectativas orçamentárias e explore maneiras criativas de maximizar o impacto floral dentro de sua faixa de preço.

14. Quais detalhes devem constar no contrato com a florista para garantir clareza e concordância?

Especifique todos os arranjos florais, incluindo tipos de flores e cores. Confirme os detalhes de entrega e configuração para cada local. Descreva preços, requisitos de depósito e políticas de cancelamento para evitar mal-entendidos.

15. Como posso garantir a frescura e longevidade dos arranjos florais no dia do meu casamento?

Coordene os prazos de entrega para minimizar a exposição ao calor ou à luz solar. Use tubos de água ou espuma floral para manter os caules hidratados ao longo do dia. Comunique quaisquer instruções especiais de manuseio ao florista e à equipe do local.

16. Que fatores devo considerar ao selecionar arranjos florais para diferentes partes do casamento?

Combine os estilos florais com o tema geral e a estética do casamento. Considere o tamanho e o layout do local ao escolher entre peças centrais altas ou baixas. Equilibre o impacto visual com considerações práticas, como conforto dos hóspedes e linha de visão.

17. Como posso incorporar elementos florais econômicos sem sacrificar o estilo ou a qualidade?

Opte por flores sazonais e vegetação que estejam prontamente disponíveis e sejam econômicas. Adapte as flores da cerimônia para a recepção para maximizar o uso. Explore opções alternativas de decoração, como velas, frutas ou folhagens para complementar arranjos florais.